Pour utilisateurs intermédiaires (version Excel 2007 et plus récentes)

Les listes de validation dynamique sont un outil très puissant dans la création de tables de données où l’on veut que la saisie des informations soit simplifiée et optimisée.  Elles deviennent rapidement un atout dans votre utilisation de Excel.

Liste de validation déroulante et dynamique

Afin de suivre la procédure illustrée dans cet article, télécharger le fichier suivant.

TÉLÉCHARGER Exemple Listes Dynamiques.xlsx

 

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La liste de validation déroulante est un outil qui permet d’avoir une boîte de défilement dans une cellule et ainsi pouvoir sélectionner un élément d’une liste rapidement. La première section de cet article montre comment créer une liste de validation déroulante fixe. La deuxième partie montre comment rendre cette liste de validation dynamique, ce qui veut dire qu’elle s’adaptera à la quantité d’éléments dans la liste.

 

Créer une liste de validation déroulante
  • Sélectionner la cellule D4 de la feuille Étudiants
  • Sélectionner le menu Données → Validation des données

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  • Dans cette fenêtre, sélectionner l’onglet Options.
  • Sous le champ Autoriser, sélectionner l’élément Liste.
  • Dans la boîte Source, cliquer sur l’icône permettant de choisir une plage
  • Sélectionner la feuille Sports et sélectionner les cellules A2 à A4 (Hockey, Soccer, Baseball) et appuyer sur Entrée.
  • La boîte Source contiendra l’information suivante:  =Sports!$A$2:$A$4
  • Cliquer sur OK

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Voilà, vous avez créé votre liste de validation. Sélectionner la cellule D4 dans la feuille Étudiants, et vous aurez accès à une liste de validation (flèche à droite de la cellule) permettant de choisir un élément de la liste prédéterminée.

Le point moins intéressant avec cette liste est qu’elle est fixe. Si vous ajoutez des sports dans votre liste, ils ne seront pas disponibles dans votre liste de validation. La solution est dans ce qui suit…

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Créer une liste de validation déroulante dynamique

La raison pour laquelle vous ne pouvez sélectionner les nouvelles entrées de votre liste est que la plage de sélection de votre liste de validation est fixe. Pour régler ce problème, il faut la rendre dynamique en utilisant deux concepts : un tableau et une plage de donnée nommée.

Créer un tableau
  • Sélectionner la feuille Sports
  • Sélectionner les cellules A1 à A4 (Sports, Hockey, Soccer, Baseball)
  • Dans le menu Insertion, sélectionner Tableau
  • Laisser le champ prérempli à:  =$A$1:$A$4
  • Cocher la case indiquant que votre tableau comporte une entête.
  • Cliquer sur OK

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Renommer le tableau
  • Sélectionner une cellule de votre tableau, un nouveau menu [Outils de tableau] sera visible
  • Sélectionner le sous-onglet Création
  • Dans la boîte [Nom du tableau], remplacer le texte par tblSports
  • L’utilisation du préfixe tbl pour identifier un tableau est une bonne pratique

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 Créer une liste nommée, avec votre tableau
  • Dans l’onglet Formules, sélectionner [Gestionnaire de noms]
  • Vous pouvez voir votre tableau tblSports dans la liste des noms
  • Cliquer sur Nouveau
  • Dans le champ [Nom], inscrire lstSports
  • Dans le champ [Fait référence à], cliquer sur le bouton de sélection de plage
  • Sélectionner les cellules A2 à A4 (Hockey, Soccer, Baseball)
  • Le champ [Fait référence à] devrait devenir: =tblSports[Sports]  ce qui veut dire que vous avez choisi les données Sports du tableau tblSports
  • Cliquer sur OK et fermer la fenêtre [Gestionnaire de noms]

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Créer la liste de validation déroulante dynamique
  • Sélectionner la feuille Étudiants et la cellule D4
  • Sélectionner le menu Données → Validation des données
  • Dans cette fenêtre, sélectionner l’onglet Options
  • Sous Autoriser, l’option Liste devrait toujours être sélectionnée
  • Dans la boîte Source, inscrire l’expression suivante: =lstSports
  • Cliquer sur OK.
Votre liste de validation déroulante dynamique est créée.

Ajouter des sports à la suite dans le tableau tblSports agrandira automatiquement le tableau, et par le fait même, votre liste de sélection lstSports. Dans la feuille Étudiants, copier la cellule D4 vers le bas sur les cellules D5 à D8 pour avoir une liste de validation sur chacune des cellules de votre table d’étudiants.

 

Patrick Poulin, expert en efficacité et détenteur d’un baccalauréat en ingénierie, a développé des dizaines d’outils sur Microsoft Excel au cours des dernières années afin de permettre à plusieurs clients d’économiser du temps précieux.