Clavier ou souris ?  Lequel est le plus rapide ?

keyb vs mouse

Le débat est lancé!  En fait, il est prouvé que la souris est plus rapide que le clavier pour atteindre un item en général dans les menus d’une application, sauf si vous connaissez le raccourci-clavier par coeur et que vous pouvez l’exécuter inconsciemment.

clé

Là est la clé!

Il est évidemment presque impossible de mémoriser d’entrée de jeu 50 ou 60 raccourcis-clavier pour chaque application que vous utilisez.  Il devient donc intéressant de cibler les raccourcis-clavier qui optimiseront au maximum votre efficacité.

Certains raccourcis-clavier généraux, utilisés dans plusieurs applications, vous simplifient peut-être déjà la vie.  Certains des plus utilisés sont:

  • [CTRL + ALT + Delete (Suppr.)]  →  Accéder au gestionnaire de tâche
  • [CTRL + C]  →  Copier une sélection
  • [CTRL + X]  →  Couper une sélection
  • [CTRL + V]  →  Coller la sélection copiée ou coupée
  • [CTRL + S]  →  Sauvegarder un document
  • [CTRL + Z]  →  Annuler la dernière action
  • [CTRL + F]  →  Utiliser l’outil de recherche d’une application
  • [ALT + TAB]  →  Naviguer entre les applications ouvertes
  • [CTRL + TAB]  →  Naviguer entre les onglets d’une application

Entendons-nous ici, il y en a des dizaines d’autres, mais je tenais à mentionner les principaux.

Raccourcis Microsoft Excel®

Si vous travaillez avec Excel, vous avez accès à une multitude de raccourcis qui peuvent augmenter rapidement votre efficacité.  Vous devez les introduire un à un dans votre routine de travail. Une fois bien ancrés dans votre subconscient (non, ne vous inquiétez pas, je ne suis pas en train de vous hypnotiser!), il seront grandement utiles.

Voici une première liste de raccourcis que je trouve particulièrement utiles.  En fait, je les utilise maintenant sans y penser.  Notez que si vous utilisez Excel en anglais, certains raccourcis pourraient différer.

Raccourcis de mise-en-forme

D’abord, vous pouvez déjà intégrer à votre routine ces 3 raccourcis de mise-en forme fort pratiques.

  • [CTRL + G]  ou  [CTRL + 2]  →  mise-en-forme gras  ([CTRL + B] sur un Excel en anglais)
  • [CTRL + I]  ou  [CTRL + 3]  →  mise-en-forme italique
  • [CTRL + U] ou [CTRL + 4]  →  mise-en-forme soulignement

Ajoutons à ces derniers [CTRL + 1] pour ouvrir la fenêtre de mise-en-forme des cellules, pour toutes les autres options de mise-en-forme.

Un autre raccourci très intéressant, particulièrement lorsque vous faites vos listes de tâches, est [CTRL + 5] pour barrer le texte vos tâches complétées.

Raccourcis de déplacement

Lorsque le nombre de lignes ou de colonnes dans votre fichier Excel devient plus imposant, il devient parfois fastidieux de défiler jusqu’au bout de votre tableau de données avec la souris.  Pour aller directement à la fin ou au début de vos données, utilisez la combinaison de raccourcis avec les flèches.  Sélectionnez n’importe quelle cellule dans un tableau contenant des données et appuyez sur:

  • [CTRL + Flèche]  (bas, haut, gauche droite).  Cette opération vous amènera directement à l’extrémité du tableau dans la direction de la flèche que vous avez utilisée.
  • Combinez cette opération avec la touche SHIFT pour sélectionner les données au passage (Ex. [CTRL + SHIFT + Bas]).

Un autre raccourci très utile pour se déplacer à l’intérieur d’un fichier Excel est le suivant, qui permet de naviguer à travers les feuilles de votre classeur.

  • [CTRL + PageUp (Page préc.)]  et  [CTRL + PageDown (Page suiv.)]

Raccourci de recopie

Lorsqu’on insère des fonctions dans un tableau, il est très fréquent qu’on doive utiliser les outils de recopie.  La plus utilisée est la recopie vers le bas, mais la recopie vers la droite est tout aussi utile.  Pour les utiliser, la première cellule sélectionnée doit contenir la cellule à recopier, et les autres cellules sélectionnées seront modifiées.

  • [CTRL + B]  →  recopier vers le bas  ([CTRL + D] sur un Excel en anglais)
  • [CTRL + D]  →  recopier vers la droite  ([CTRL + R] sur un Excel en anglais)

Autres raccourcis intéressants

  • [CTRL + SHIFT + ;]  →  insérer automatiquement la date actuelle
  • [CTRL + SHIFT + :]  →  insérer automatiquement l’heure actuelle

Mettre ces raccourcis en application

Rien de mieux qu’un bon exemple pratique et interactif pour mettre en application une grande partie de ces raccourcis.  Téléchargez d’abord le fichier Excel “raccourcis.xlsx” ci-bas, ouvrez-le et cliquez sur “Activer la modification” si un message en haut vous prévient que votre fichier provient d’internet.

Téléchargez raccourcis.xlsx

Suivez les étapes suivantes et remarquez l’efficacité d’exécution de ces étapes.  Il est évidemment interdit d’utiliser votre souris une fois le fichier ouvert!  Vous pouvez même utiliser le raccourci-clavier [ATL + TAB] pour alterner entre cette page et votre fichier excel ouvert.

  • Mise-en-forme de la ligne d’entête
    • Positionner le curseur sur la cellule B3 en utilisant les flèches seulement
    • Appuyez sur [CTRL + SHIFT + flèche-droite] pour sélectionner l’entête
    • Appuyez sur [CTRL + G] pour mettre en gras ([CTRL + B] sur un Excel en anglais)
  • Copie des formules
    • Appuyez sur [flèche-bas] pour atteindre la cellule B4
    • Appuyez sur [CTRL + flèche-bas] pour atteindre la fin des données de la colonne à la cellule B13
    • Appuyez sur [flèche-droite] pour atteindre la cellule C13
    • Appuyez et maintenez la touche [SHIFT] et appuyez 3 fois sur [flèche-droite] pour sélectionner les 4 dernières cellules des données vides
    • Appuyez sur [CTRL + SHIFT + flèche-haut] pour sélectionner toutes les données vides en plus des données déjà entrées
    • Appuyez sur [CTRL + B] pour recopier les formules vers le bas ([CTRL + D] sur un Excel en anglais)

Votre tableau est maintenant complet et devrait ressembler à ceci…

tableau-resultat01

Ces opérations peuvent être accomplies en quelques secondes seulement lorsque vous les maîtrisez. Quand vous avez des tableaux de données avec des centaines de lignes et des dizaines de colonnes, ces raccourcis s’avèrent rapidement bien utiles.

Une autre façon de vous faire économiser du temps précieux!

Bon travail!

 

Patrick Poulin, expert en efficacité et détenteur d’un baccalauréat en ingénierie, a développé des dizaines d’outils sur Microsoft Excel au cours des dernières années afin de permettre à plusieurs clients d’économiser du temps précieux.